「飛雲」雜誌 (活動策劃: 國際盛事嘅幕後團隊涉及咩職位？市集搞手都啱入行！)

活動策劃．國際盛事嘅幕後團隊涉及咩職位？市集搞手都啱入行！

發佈於: 2021 年 10 月 25 日

期號 17 大型盛事商機

香港運動員在東京奧運會創下歷史佳績，令運動和國際盛事發展成為大眾的焦點。本港素有「亞洲國際都會」的美譽，地理位置四通八達，設有多個國際級場館，具有舉辦各類型國際體育賽事，以至各種主題盛事的經驗。每年，各類盛事亦令本地雲集來自世界各地的商旅和遊客。舉辦盛事牽涉不同職能的專業人手，而各項配套要互相配合，才能使活動辦得有聲有色——既有社會迴響，又能創造經濟效益。除了有活動策劃公司作主導，舞台設計、相關的科技如電子票務系統、現場直播及串流，以至呈現特別視覺效果的航拍服務，也是成就盛事的一環。

今次「飛雲」就請來具有舉辦國際盛事經驗的活動策劃公司「Yello Sports Marketing & PR Agency」的創辦人黃俊昌（Franky），透視舉辦國際盛事所衍生的職位和行情等，和大家窺探行業概況。

地利之宜——本地盛事場館一覽

香港歷年來建設了各類型的場館以舉辦大規模的國際盛事。由刺激緊張的體壇盛事，到帶動經濟的商貿會議，以至展示多元文化的藝術盛事，都能在本地的國際級場館舉辦。除了向來舉行大型體育活動和各項盛事的主要場地如香港大球場、香港體育館等，預計在2023年下半年落成的「啟德體育園」，設有可容納50,000名觀眾的主場館及容納10,000名觀眾的室內體育館，可全天候舉辦不同類型的國際體育盛事及大型文娛活動。此外，西九文化區的藝術公園和戲曲中心已於近年投入服務，「香港嶄新視覺文化博物館」（M＋）及「演藝綜合劇場」亦分別將於今年內及2024年落成。在未來香港將可舉行更多國際賽事，有利本地體育產業發展，為本地舉辦國際盛事帶來更多優勢。

活動策劃前、中、後期要處理哪些工作？

本地市場推廣公司Yello Sports Marketing & PR Agency自2008年創辦以來，主力協辦各類國際體育盛事，當中包括剛在八月舉行的奧運港隊返港歡迎儀式、香港網球公開賽、世界女排聯賽及香港世界桌球大師賽等。它除了設立分公司於新加坡外，在上海亦設有辦事處。作為其中一位創辦人，黃俊昌（Franky）就表示當初創辦公司的初心是想推廣體育運動。「我們的定位是主攻體育盛事，希望透過策劃活動，令更多人參與其中，關注並推動體育發展。」Franky說。

除了活動當日的支援，活動策劃公司更涉各類前、中、後期的工作，當中需要各個範疇的同事齊心協力，「前期主力是撰寫計劃書、準備預算案，以及是選擇場地和安排嘉賓的酒店和交通等的配套。」他認為場地選址十分關鍵，「要考慮場地是否開放予舉行大型盛事、是否適合活動性質等，有機會要考察場地十多次才能有定案。」而中期是落實籌備的工作，「除制定節目內容、物流安排、場景設備、聯絡贊助商等外，亦要協調各持份者的意見。而後期工作主要是製作活動後的數據統計和檢討，例如是入場人數和轉播率等，有時報告製作期可長達半年，令主辦商可檢視活動的成效。」他補充道。

策劃活動需平衡各方聲音著重應變、解難能力

他認為推廣大型盛事和拓展業務時，最關鍵和最有挑戰性的是要協調各個持份者的意見，「雖然國際盛事需要的贊助金額或比一般商業活動多，但操作上是大同小異。反而由於國際盛事涉及眾多持份者，如何平衡他們的聲音才是最有難度。要為他們設想，讓他們感到大家都是雙贏，才算是一個成功的大型活動。例如在香港網球公開賽中，不同的網球協會、贊助商和運動員等都會有不同的看法，故比一般活動更具挑戰性。」

大型活動往往牽涉數以千計的參加者，以及密鑼緊鼓的節目和活動，除了需要兼顧多方，當中亦會有各種突發事情隨時影響活動的進程，「例如在室內舉行的2017年香港世界桌球大師賽，決賽當日颱風襲港，令我們措手不及。原本開放讓入場人士觀賽的賽事，要臨時改為閉門作賽，大量觀眾在社交平臺『派嬲』表示不滿。」

他和團隊立刻作出應變，「我們調動人手應對如此突發情況，除了需留意更新的風暴消息，亦需應付場館門外堅持排隊入場的觀眾，並在發佈室內和傳媒交代活動去向。最終天文台在中午除下風球訊號，我們在與多方即時作應變令賽事順延至當日稍後舉行，並重新編排人手及安排觀眾進場。」他認為活動策劃者要有很高的應變和解難能力，能因應情況在物流、資訊發放、人手安排多方面作統籌。

另一方面，疫情持續亦為活動策劃工作帶來不少挑戰，「以往策劃活動時，我們會準備一至兩個應急方案（Contingency Plan），以應對交通及天氣等突發情況。但自疫情開始，我們將應急方案增加至三大類型：第一類是改期，第二類是線上線下兼備的混合模式（hybrid model），第三類則是線上版本。」他補充指，團隊成員需對資訊科技、線上線下活動的轉換技巧有一定程度的認識。

客戶經理月薪可達HK$20,000 籌辦過市集都有優勢？

一般入門職位為客戶主任（Account Executive），月薪約是HK$13,000至HK$15,000；有一至兩年經驗者，如獲晉升至資深客戶主任，月薪約為HK$15,000至HK$20,000。至於有六至八年經驗的管理層，如客戶經理，月入由HK$30,000起跳，實際情況要視符個人資歷及公司背景。除了晉升機會，由於每項活動都有不同主題和性質，例如是特定賽例的體育盛事，投身其中可學習到相關領域的專門知識，以及籌組活動技巧，從中擴闊個人眼界；同時，與各個持份者合作亦有助拓展人脈。

Franky亦指，籌辦活動時，工作地點會隨活動性質而變動，由於體育盛事多數在戶外舉行，是體能消耗較大的工作，故亦較有挑戰性。「當中客戶主任會被分配到不同崗位，如負責公關或活動規劃的團隊。此外，行業中亦會需要美術人員，如平面設計師和專責燈光和聲效的舞台設計人才等。近年興起數碼營銷，相關的媒體專員（Specialist）的參與亦很重要。」Franky解釋說。

除了曾就讀傳理系或公關學科，Franky指有策劃商業活動經驗的求職者，亦會有入行優勢，「其實行業內一直欠缺人手；這兩年受疫情影響，不少大型盛事都被取消，年輕人不易有在職培訓的機會。數年前開始興起市集，如果曾做過搞手，對籌備活動有一定概念和認識，都是合適的人選。」他分享說。